（一）會議資料的類型和準備  

1、會議資料的類型  
（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。  
（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。  
（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。  
2、會議資料的準備  
（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。
（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。  
（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。  
（二）會議用品的類型和準備  
1、會議用品的類型  
（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。  
1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。  
2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。  
（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。  
2、準備會議用品  
（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。
（2）檢查好燈光、擴音設備。  
（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。  
（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。
（5）在每人座位前擺放紙筆。  
（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。  
（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。
（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。
（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。